Novità dalla segreteria: più servizi, accoglienza e digitalizzazione

I nostri uffici, come del resto gran parte degli uffici pubblici, per oltre 20 mesi hanno dovuto adeguare l’abituale operatività alle disposizioni emesse dalle autorità competenti in merito alla tutela della salute pubblica. La chiusura della nostra sede non ha però limitato l’accesso ai servizi dei nostri Associati grazie a Mirko e Giovanna che hanno continuato le loro attività in regime di smart-working.
Il periodo di forzata chiusura ci ha però permesso di valutare prima, e programmare in seguito, una serie di interventi che ci stanno regalando una segreteria più moderna oltre che accogliente. Non tutte le attività previste sono ancora concluse ma siamo molto confidenti che entro il termine del 2022 porteremo a termine quanto previsto.
Sono stati ripensati - o meglio ottimizzati - gli spazi esistenti, cercando di far coesistere modernità, comodità, utilità e tutela della salute.
La nostra sede è stata dotata di un sistema di purificazione dell’aria all’avanguardia che al normale ricambio somma la necessaria sanificazione degli ambienti, a tutela dei nostri preziosi collaboratori, degli eventuali ospiti, degli associati e di tutti i componenti operativi della nostra associazione.
La sala principale (dove di solito si riunisce il CD) è stata dotata di un impianto di video conferenza di prim’ordine; le altre sale sono state dotate di monitor a cui poter accedere tramite i computer portatili; abbiamo potenziato la linea dati per meglio supportare le nuove tecnologie.
Come già anticipato, sono investimenti che, oltre alla maggiore semplicità d’uso, ci permetteranno un’attività sia in presenza che da remoto anche con la nostra Compagnia.
Non ci siamo però limitati a riorganizzare gli spazi, migliorare la tecnologia e rendere più salubri gli ambienti di lavoro, ma abbiamo anche reso più gradevole la nostra sede grazie ad una maggior presenza del nostro logo e una diversa tonalità dei colori delle nostre sale.
Modernizzare la nostra segreteria significa anche provare a modernizzare alcuni processi che necessitano di una doverosa rivisitazione che permetterà di alleggerire, velocizzandone gli effetti, alcune incombenze di segreteria:

• • • Implementazione di un sistema che permetterà i rimborsi per le CT in maniera elettronica eliminando totalmente l’uso del cartaceo
    
    

• • • Implementazione di un sistema di voto elettronico certificato che ci permetta ad esempio l’approvazione del nostro bilancio e di qualsivoglia occasione si possa presentare e che statutariamente preveda un assenso dell’iscritto.
    
    

Prima di concludere vorrei aggiornarVi in merito a quanto deliberato nel corso dell’ultimo Consiglio Direttivo, già specificato via PEC alle agenzie che non avevano rinnovato la loro adesione al GAZ, ovvero che in data 6 giugno le stesse avrebbero perso la loro qualifica di iscritto. Questa decisione deriva dalla necessità di dover comunicare a Compagnia e Partner gli elenchi delle Agenzie iscritte che usufruiranno dei vantaggi previsti dalla sottoscrizione dei nostri accordi per l’anno 2022.
Preso atto delle modifiche che si stanno concretizzando nelle organizzazioni agenziali (Hub, nomina di agenti Istitori, Società agenti con più punti vendita), il CD sta osservando con grande attenzione e dopo lunga discussione stiamo iniziando a prevedere alcune modifiche nel calcolo della quota associativa per l’anno 2023 che Vi presenteremo nel corso delle riunioni territoriali autunnali ma che Vi anticipo non prevederanno alcun aumento della quota d’iscrizione.
Con piacere Vi comunico che Mario Sardella è stato nominato Agente Senior dal Consiglio Direttivo.
A Mario tutti i nostri ringraziamenti per l’attività svolta all’interno del Gruppo.
Per massima trasparenza, concludo questo mio breve riassunto delle attività che hanno visto la segreteria protagonista, con il dato più importante e cioè quello relativo alle iscrizioni:

• • Agenzie Iscritte anno 2021: 405
  
  

• • Agenzie Iscritte anno 2022: 418
  
  

Un saluto e buon lavoro a tutti!